社会人が仕事を効率的にこなすポイント タスク編

2016年8月27日

今日は、自分が会社員時代に仕事をしていく中で気をつけていたポイントやどのようなスタンスで業務に取り組むと効率的にできるかを記事にしました。

社会人になりたてや転職して業務を代わったりすると最初は、戸惑って非効率的に仕事をしていることがあるかと思います。

そのあたりを効率化して、空いた時間のスキルアップ・業務のレンジを広げれるようになってもらえたら幸いです。

特にエンジニアやパソコンワークの方がメインとなります。

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誰でもできるの?

ポイントを押さえれば、誰でも繰り返しやることで身につくと思います。

どんな仕事が効率的にできるの?

デスクワーク・日にち単位で細かい業務が多いお仕事

何すればいいの?

具体的に効率化するためのポイントって何だろうか。

その日のタスク洗い出す

会社にでたら、まずタスクリストを作成してみましょう。

例えば、A社に連絡・B社に請求書送付・C社のお問い合わせフォーム開発・プレゼン資料作成等。

最初は、1日単位で大分類くらいでいいかと思います。

慣れてきたら、各タスクに優先度やかかる工数(日数)・ゴール目標設定をしてみてください。

タスクで重要なのは何だろう?

期日とゴール目標が最重要です。

きちんとその時間までに終われるか、完了までのゴールイメージはできているか等です。

ゴール目標がはっきりしない場合、そこに至るまでの期日も見えない状況で、作業が進んでしまいます。
だらだらと時間だけが過ぎてしまって、本来やるべき仕事がつかないこともあるかと思います。

もし、そのような状態になった場合は、もう一度ゴールだけを設定するのではなくて、ゴールまでの過程もタスクの一覧にしてみましょう。

例えば、1週間後までに新規案件の発表資料を作って欲しいというお題があった場合。

ゴール:資料作成完了

①記載する内容リサーチ

②目次一覧作成

③各章だての大枠を書く

④各章の詳細を書く

⑤上長に提出

なるべく細かく、1から順番に進めるのではなくて、まず書かなければいけない物のボリューム・一覧をざっとだしてみましょう。

そうすることで、後は一覧から各フェーズを埋めていけばいいだけですので、後からて戻ったりも減るかと思います。

一覧を作成した段階で、冗長チェックを受ければ、さらに修正回数も減ると思います。

また、ボリューム把握を早い段階で行うことで、ゴールイメージを持ちやすくなるので、気持ち的にもいついつまでにこれをここまでやれば、問題ないなというのが自然と身についてくると思います。

作業にお困りの方は、一度お試しください。

その他気をつけること

タスク一覧に加えて、各タスクで自分マターじゃない案件があるときは、なるべくそちらを先にこなすことをお勧めします。

他人が関与する場合、慣れている人や顔みしりでレスポンスも把握できていれば、時間の見通しも効くと思いますが、あまり良く知らない人だとどれくらいでレスポンスがあるか不透明です。

メールや電話で連絡するだけであれば、なるべく早期のそのタスクを優先的にこなして、投げておくことで、他の作業に集中できます。

また、自分のレスポンスが早ければ、待ち時間が減り、効率よく仕事が進むようになると思います。
※レスポンスがない人は、例外ですが、そのような人には、ちょこちょこ突っついたりして早めにレスポンスをもらうようにこちらからアクションするしかないと思います。

エンジニア・クリエイターになる人へ

特にエンジニアに言えるのが、会社では黙々と仕事をこなしている人が、大半だと思います。

僕もエンジニアだけの企業にいたときは、午前中にしゃべっている人が数人・・・その日まったくしゃべらずに1日をすごしたこともありました。
※最低限の挨拶はしておりますが。

中には歌って踊れるエンジニア・コミュニケーション抜群の方もいると思います。

わからないことや迷っていることがあれば、黙々と仕事をしている人でも上司でも、5分くらいでGoogle先生に聞いてもわからなければ、早め早めに疑問点を解決できそうな人をサーチしておいて、質問して時間効率を計った方が、会社全体の業務効率も上がってくると思います。

まとめ

ついつい残業してしまった。思ったよりも仕事に時間かかっちゃったなぁと思った方、もし実践していなければ、お試しいただければと思います。

更なる業務効率を求めて、各タスクをタイマーやtoggl等のツールを使ってみるのも効果的かと思います。

参考時間管理ツール「toggl」を導入して、仕事を見える化してみた

仕事にかかった時間を後から終えたり、次に同じ仕事をするときに見積もりも用意になると思います。


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